7 công cụ phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất để dùng thử vào năm 2022

Chưa được phân loại

Tài liệu đóng một vai trò quan trọng trong tuổi thọ và hoạt động hàng ngày của mọi doanh nghiệp. Điều cực kỳ quan trọng là lưu trữ và bảo vệ chúng đúng cách. Đây là nơi một số phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất có thể phát huy tác dụng để giúp bạn nắm bắt quy trình làm việc của tài liệu doanh nghiệp và đảm bảo không có gì bị mất trong quá trình này.

Phần mềm quản lý tài liệu (DMS) là gì?

Phần mềm quản lý tài liệu loại bỏ những rắc rối khi lưu trữ tệp vật lý và thay vào đó di chuyển tất cả chúng vào đám mây. Có thể bực bội khi dành hàng giờ để tìm kiếm một tài liệu chỉ để sau đó nhận ra rằng nó hoàn toàn không tồn tại. Phần mềm quản lý tài liệu cho phép bạn tổ chức các tài liệu kỹ thuật số và hồ sơ giấy một cách dễ dàng và thuận tiện.

Nếu bạn không có phần mềm như vậy hoạt động cho mình, có thể mất hàng giờ hoặc thậm chí vài ngày để truy xuất một tài liệu quan trọng, đây có thể là một rào cản lớn cho cả nhóm của bạn.

Phần mềm tốt nhất sẽ làm cho công việc nhanh chóng và trơn tru. Có một số tùy chọn trên thị trường và nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất, hướng dẫn này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định tốt nhất dựa trên nhu cầu của mình.

Cách chọn phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất cho bạn

Thật khó để chọn phần mềm quản lý tài liệu phù hợp cho doanh nghiệp của bạn. Luôn theo dõi các tính năng sau khi chọn lọc các tùy chọn của bạn.

Khả năng quét:

Nếu bạn có tài liệu ở định dạng giấy, bạn cần một DMS đi kèm với khả năng quét. Điều này sẽ cho phép bạn đưa tất cả các tài liệu quan trọng vào trung tâm trung tâm của bạn. Hãy xem xét công nghệ được sử dụng cho chức năng quét là tốt. Sẽ rất hữu ích nếu có một số hình thức nhận dạng ký tự quang học (OCR) để sau này bạn có thể tìm kiếm thông qua tất cả các lần quét của mình.

Lưu trữ và kết nối:

Điều quan trọng là phải tìm phần mềm quản lý tài liệu cung cấp đủ dung lượng lưu trữ đám mây để hoạt động như trung tâm trung tâm để tải lên các tệp của bạn. Mặc dù tài liệu không sử dụng nhiều dung lượng đĩa nhất, danh mục của bạn có thể sẽ phát triển nhanh hơn nhiều so với dự đoán của bạn và bạn có thể sớm thấy mình hết dung lượng để thêm nội dung mới. Điều quan trọng cũng là thế nào tài liệu của bạn có thể được truy cập. Có một số hệ thống kết hợp quyền truy cập trình duyệt và các ứng dụng riêng biệt, nhưng nhiều hệ thống khác chỉ cung cấp một trong hai hệ thống.

Siêu dữ liệu và chức năng tìm kiếm:

Hệ thống quản lý tài liệu của bạn phải có chức năng tìm kiếm mạnh mẽ để bạn có thể dễ dàng tìm thấy bất kỳ tài liệu nào. Đây không chỉ là về việc xem xét tên tài liệu mà còn ở siêu dữ liệu và văn bản trong quá trình quét. Liên kết tài liệu với các dự án, con người và các cách tổ chức công việc khác cũng hữu ích hàng ngày khi làm việc với phần mềm.

Điều khiển phiên bản tài liệu:

Mọi phần mềm quản lý tài liệu chất lượng nên có kiểm soát phiên bản tài liệu. Đây là về việc giữ lại không chỉ phiên bản hiện tại – gần đây nhất – của một tài liệu mà còn tất cả các phiên bản trước đây của nó và một bản ghi về các sửa đổi được thực hiện trên tài liệu. Sau đó, bạn có thể có một cái nhìn tổng quan đầy đủ về cách tài liệu đã tiến triển theo thời gian.

Kiểm soát quyền:

DMS của bạn sẽ có thể quản lý các quyền trong hệ thống. Đây là về việc duy trì tính toàn vẹn dữ liệu và đảm bảo rằng các tệp không bị xóa hoặc di chuyển một cách tình cờ.

Phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất năm 2022

Bây giờ điều đó Bạn biết chính xác những tính năng mong đợi từ phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất, chúng ta hãy xem xét các tùy chọn tốt nhất hiện có.

1. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint có lẽ là một trong những giải pháp nổi tiếng nhất hiện có và cũng là một trong những doanh nghiệp toàn diện nhất tài liệu hệ thống quản lý có sẵn ngày hôm nay. Nó cung cấp các công cụ phù hợp với nhu cầu của mọi doanh nghiệp. Ngoài các chức năng quản lý tài liệu, bạn có thể sử dụng SharePoint để đóng vai trò là mạng nội bộ “thông minh” của riêng doanh nghiệp bạn. Có các ứng dụng có sẵn cho tất cả các thiết bị và một tính năng chia sẻ tốt cung cấp sự cộng tác liền mạch. Sử dụng OneDrive, bạn cũng có thể đồng bộ hóa các tệp của mình giữa ổ đĩa cứng cục bộ và đám mây.

⚙️ Tính năng:

  • Theo dõi hoạt động
  • Quản lý lịch
  • Các mẫu có thể tùy chỉnh
  • Quản lý tài liệu
  • Đồng bộ hóa dữ liệu
  • Chia sẻ tệp
  • Mẫu tài liệu

💵 Giá:

  • Kế hoạch 1: $ 5 / người dùng / tháng với bộ nhớ 1TB
  • Kế hoạch 2: $ 10 / người dùng / tháng
  • Củafice 365 E3: $ 20 / người dùng / tháng

2. Bitrix24 ·

Bitrix24 ·

Bitrix24 là một phần mềm quản lý tài liệu được sử dụng bởi hàng triệu người trên toàn thế giới. Nó có sẵn tại chỗ và trên đám mây. Phần mềm này cho phép đồng bộ hóa tập tin, truy cập di động, chia sẻ tập tin, ổ đĩa cá nhân và công ty, chỉnh sửa nhiều người dùng, chỉnh sửa ngoại tuyến, và nhiều hơn nữa. Nó có sẵn để dùng thử miễn phí 30 ngày.

⚙️ Các tính năng chính:

  • Kiểm soát truy cập
  • Bảng điều khiển hoạt động và theo dõi
  • Cảnh báo/thông báo
  • Tạo và lưu trữ tài liệu
  • Quản lý tài liệu

💵 Giá:

  • Đám mây cơ bản: $ 39 / tháng
  • Chuẩn: $ 79 / tháng
  • Chuyên nghiệp: $ 159 / tháng
  • Bản dùng thử miễn phí 30 ngày có sẵn

3. Rubex ·

Rubex bởi tủ eFile

Rubex by eFile Cabinet là một phần mềm quản lý tài liệu cung cấp lưu trữ đám mây và giải pháp chia sẻ tệp hiệu quả. Nó sẽ cho phép doanh nghiệp của bạn không cần giấy tờ và xử lý các tệp một cách hiệu quả. Rubex lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ và sẽ cho phép bạn chia sẻ tài liệu trong tổ chức và cũng thiết lập lưu giữ tài liệu. Nó có tính năng tìm kiếm tốt, tạo mẫu, quy trình làm việc tự động và chia sẻ tệp.

⚙️ Các tính năng chính:

  • Hệ thống eFile Cabinet DM
  • Chia sẻ tệp an toàn
  • Xác thực hai yếu tố (2FA)
  • Cài đặt bảo mật tùy chỉnh
  • Công cụ tuân thủ
  • Tích hợp Microsoft Office
  • Truy cập di động
  • Biên bản kiểm tra
  • Tự động hóa quy trình làm việc

💵 Giá:

  • Người bắt đầu: $ 15 / người dùng / tháng cho bộ nhớ 25 GB
  • Lợi thế: $30/người dùng/tháng với bộ nhớ 1 TB nhưng giới hạn ở ba người dùng
  • Kinh doanh: $ 55 / người dùng / tháng và 5 TB dung lượng lưu trữ

4. Tệp M

Tệp M

M-Files lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ và lớn trong các ngành công nghiệp khác nhau. Phần mềm tại chỗ, dựa trên đám mây bao gồm các tính năng chính, như khả năng chữ ký điện tử, quản lý quyền, quy trình làm việc tự động và truy cập ngoại tuyến. Nó cũng có một công cụ tìm kiếm cho phép bạn tìm kiếm tài liệu một cách dễ dàng. Bạn cũng có thể tìm kiếm văn bản tài liệu bằng công cụ.

⚙️ Các tính năng chính:

  • Kiểm soát truy cập/quyền
  • Theo dõi tuân thủ
  • Biên bản kiểm tra
  • Công cụ cộng tác
  • Các mẫu có thể tùy chỉnh
  • Quản lý nội dung
  • Phân loại tài liệu
  • Quản lý tài sản kỹ thuật số
  • Tạo tài liệu

💵 Giá:

  • Bạn cần liên hệ với M-Files để biết giá cả và nó cũng cung cấp bản dùng thử miễn phí.

5. Dấu hiệuNow

Dấu hiệuNow

SignNow cung cấp giải pháp chữ ký điện tử cho phép bạn ký, gửi cũng như quản lý tài liệu trên thiết bị của mình. Nó cung cấp bảo mật cao và rất đơn giản để sử dụng. Nó cho phép bạn nhóm nhiều tài liệu thành một gói duy nhất và gửi một tài liệu cho nhiều người cùng một lúc. SignNow cũng bao gồm một biên bản kiểm tra và dựa trên đám mây.

⚙️ Các tính năng chính:

  • Biên bản kiểm tra
  • Chụp chữ ký di động
  • Các mẫu có thể tùy chỉnh
  • Nhắc nhở
  • Phân tích tài liệu
  • Ký kết nhiều bên
  • Theo dõi tiến độ nhiệm vụ

💵 Giá:

  • Kinh doanh: $ 8 / người dùng / tháng (trả hàng năm)
  • Kinh doanh cao cấp: $ 15 / người dùng / tháng (trả hàng năm)
  • Chuyên nghiệp: $ 30 / người dùng / tháng (trả hàng năm)

6. Kiểm soát bậc thầy

Kiểm soát bậc thầy

MasterControl là một hệ thống quản lý chất lượng cũng cung cấp phần mềm điều khiển tài liệu như một phần của giải pháp của họ. Điều này có thể sẽ chấm dứt các quy trình dựa trên giấy tờ của bạn. MasterControl cung cấp tính linh hoạt cao và cho phép bạn thực hiện một hệ thống quản lý tài liệu hoạt động cho doanh nghiệp của bạn. Nó bao gồm một bộ các mô-đun.

⚙️ Các tính năng chính:

  • Định tuyến tự động
  • Chữ ký điện tử
  • Quản lý tuân thủ
  • Kiểm soát truy cập
  • Kiểm soát phiên bản
  • Lưu giữ tài liệu
  • Chuyển đổi tài liệu
  • Chữ ký điện tử
  • Chuyển đổi loại tệp
  • Tìm kiếm toàn văn bản
  • Lưu trữ tài liệu
  • Kiểm soát phiên bản
  • Quyền/Kiểm soát truy cập
  • Kiểm tra/trả phòng tài liệu
  • Biên bản kiểm tra

💵 Giá:

  • Liên hệ MasterControl về giá cả

7. Phần mềm DocuWare

Phần mềm DocuWare

DocuWare là một phần mềm rất mạnh mẽ giúp định tuyến thủ tục giấy tờ của bạn và trỏ nó đến đúng quy trình công việc. Bạn có thể theo dõi các tác vụ đang chờ xử lý và kéo lên các bản ghi ngay lập tức. Nó phục vụ cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và có sẵn bằng 18 ngôn ngữ. DocuWare hỗ trợ triển khai tại chỗ và đám mây. Nó bao gồm các tính năng như kiểm soát truy cập, tìm kiếm văn bản, quản lý tài liệu, chữ ký điện tử, biểu mẫu điện tử, khôi phục tệp, v.v.

⚙️ Các tính năng chính:

  • Kiểm soát truy cập/quyền
  • Lưu trữ và lưu giữ
  • Công cụ cộng tác
  • Các mẫu có thể tùy chỉnh
  • Phân loại và quản lý tài liệu
  • Chữ ký điện tử
  • Biểu mẫu điện tử
  • Tìm kiếm toàn văn bản
  • Phục hồi tập tin

💵 Giá:

Liên hệ với DocuWare để biết giá cả; có một bản dùng thử miễn phí có sẵn

Kết luận về phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất

Đó là nó khi nói đến danh sách của tôi về phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất. Công cụ chính xác bạn nên chọn sẽ phụ thuộc vào quy mô và loại hình doanh nghiệp của bạn, cũng như loại và khối lượng tài liệu mà doanh nghiệp sản xuất.

Một số giải pháp trong danh sách này tập trung nhiều hơn vào doanh nghiệp (như Tệp M), trong khi những người khác rất dễ tiếp cận và có thể được bắt đầu với một cách nhanh chóng và rẻ tiền (như Dấu hiệuNow). Sau đó, có Microsoft SharePoint, đã là tiêu chuẩn vàng trên thị trường trong một thời gian.

Hãy cho chúng tôi biết suy nghĩ của bạn về những công cụ phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất này và đó là lựa chọn của bạn.

Hướng dẫn miễn phí

5 mẹo cần thiết để tăng tốc độ
Trang web WordPress của bạn

Giảm thời gian tải của bạn thậm chí 50-80%
chỉ bằng cách làm theo các mẹo đơn giản.

Bài viết liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.